Enviar una propuesta

Una propuesta es un presupuesto real: un itinerario con nombre, un precio, una fecha de validez y un enlace que el cliente puede leer en el móvil y aceptar sin llamarte. Las propuestas nacen de una solicitud, en Sales → Inquiries (Ventas → Solicitudes).

Trabajar tus solicitudes

Sales → Inquiries es un tablero con un carril por etapa: New Leads, Contacted, Qualified, Proposal Sent, Proposal Expired, Negotiating, Won y Lost. Arrastra una tarjeta para moverla, o cambia la etapa en la propia solicitud.

Cada solicitud llega con el viajero, las fechas y su procedencia ya adjuntos, tanto si empezó en tu web como en WhatsApp o por email. Al abrir una encuentras cuatro pestañas: Details, Communication, Proposals y Notes.

El spam y los duplicados existen. Disregard (Descartar) oculta una solicitud de tus listas y de tus estadísticas sin borrarla ni falsear una etapa; Restore la devuelve.

Construir la propuesta

Desde la pestaña Proposals de la solicitud, pulsa New proposal. El constructor se abre como página completa: un formulario largo que rellenas de arriba abajo y guardas de una vez con la barra inferior. No hay autoguardado, así que guarda antes de levantarte.

Para un viaje privado, las secciones son: viaje, fechas, extras, composición y alojamiento, detalles, precios, pagos, archivos. Para una salida en grupo son: viaje, fechas, extras, detalles, Group package, pagos, archivos.

En Trip composition (Composición del viaje) das forma al itinerario para este cliente en concreto:

• Añade, elimina o reordena días y lo que contienen.
• Reescribe el texto de un solo día solo para esta propuesta con Apply override, útil cuando un día se aparta de la plantilla. Reset to template devuelve la redacción estándar.
• Agrupa los extras opcionales en un grupo de elección para que el cliente escoja como mucho uno, por ejemplo una excursión el tercer día.
• Añade extras opcionales que puede tomar o dejar.

Todo aquello a lo que el cálculo de precios todavía no puede poner coste se marca en lugar de ocultarse, así que nunca envías un presupuesto con un hueco invisible. Consulta Precios y margen para ver cómo se construye el total, y define el depósito y las condiciones de pago en la sección de pagos.

Files (Archivos) es donde adjuntas cualquier cosa adicional: un PDF, una ficha de hotel, una nota sobre visados.

Si un cliente quiere algo completamente a medida, empieza una propuesta privada sin bloques de itinerario y escribe un Manual total (total manual). Si más adelante añades un bloque, vuelve sola al precio calculado.

Revisarla antes de que salga

Pulsa Preview para abrir la propuesta exactamente como la verá el cliente. La vista previa siempre muestra la última versión guardada, así que se desactiva mientras tengas cambios sin guardar: pulsa Update primero.

Enviarla

1. Desde la propuesta, ve a Send proposal.
2. Elige el canal: Email, WhatsApp o Both.
3. Escoge una plantilla de mensaje y rellena lo que te pida.
4. Pulsa Send proposal.

El cliente recibe un mensaje con un enlace a la página de la propuesta. Es una página web, no un adjunto, así que se lee bien en el móvil y se mantiene actualizada. Consulta WhatsApp y la bandeja de entrada para ver cómo funcionan las plantillas.

Qué pasa después

Una propuesta se muestra como Draft, Sent, Viewed, Accepted, Declined, Expired o Cancelled, así que puedes ver si se ha abierto antes de insistir.

Las propuestas llevan una fecha de validez, y el cliente ve una cuenta atrás en la página. Si hay un descuento por reserva anticipada en marcha, ve en su lugar cuánto dura ese descuento. Una vez pasada la fecha, la propuesta aparece como caducada y la solicitud se mueve al carril correspondiente.

En la propia página, el cliente puede pulsar Accept Proposal o Decline; al rechazar se le pregunta el motivo, que merece la pena leer. Aceptar convierte la propuesta directamente en una reserva, sin ningún paso por tu parte. Recógela desde ahí en Gestionar una reserva.

Algo que evita discusiones: una propuesta guardada congela los precios con los que se construyó. Tus compañeros pueden seguir editando el viaje subyacente sin cambiar la cifra que está en la bandeja de entrada de un cliente.

Siguientes pasos

• Precios y margen — márgenes, descuentos y depósitos.
• Gestionar una reserva — en qué se convierte una propuesta aceptada.
• Viajes, categorías y salidas — las plantillas con las que se construyen las propuestas.