Gestionar una reserva
Una reserva es en lo que se convierte una propuesta aceptada: el viaje que tu cliente va a hacer de verdad, con sus viajeros, sus documentos, su dinero y su historial en un mismo sitio. Las encontrarás en Sales → Bookings (Ventas → Reservas).
La pantalla de la reserva
Al abrir una reserva, la cabecera mantiene tres cosas a la vista estés en la pestaña que estés: el título del viaje, la referencia de la reserva y una fila de distintivos.
Dos de esos distintivos significan cosas distintas y conviene saber cuál es cuál:
- Status (Estado) es la situación comercial de la reserva: pendiente, confirmada, cancelada, completada o no presentado.
- Pipeline stage (Etapa del pipeline) es su situación operativa: esperando depósito, por reservar, en espera, preparación, viajando o feedback. Es el carril en el que se sitúa en tu tablero.
Al lado están el estado del pago y una línea breve con las fechas, el número de viajeros y lo que queda por pagar.
Bajo la cabecera hay siete pestañas: Overview, Itinerary, Payments, Travelers, Messaging, Documents y History.
Viajeros
Nada más puede cerrarse hasta que la lista de viajeros esté completa: sin ella no se genera un contrato.
En la pestaña Travelers, usa Add traveler y rellena lo que el viaje necesite: nombre completo, fecha de nacimiento, nacionalidad, email y teléfono, pasaporte o documento nacional con su país y caducidad, dirección y un contacto de emergencia. Los clientes pueden introducir sus propios datos durante el checkout en tu sitio; a partir de ahí, la lista la mantienes tú. En su área de cuenta, los viajeros pueden consultar sus datos pero no editarlos, y se les indica que contacten contigo.
Dejar el viaje realmente reservado
La pestaña Itinerary tiene dos mitades. La parte de arriba es el itinerario de tu cliente tal cual lo ve, con un enlace Preview as customer. Debajo está Readiness & Reservations (Preparación y reservas): tu tablero interno de todo lo que aún hay que gestionar: hoteles, trenes, autobuses, ferris, traslados, actividades, restaurantes, guías, eSIM, seguros, visados y vuelos.
Cada fila pasa de pendiente de hacer, a en trámite, a confirmada o cancelada, y guarda el código de confirmación del proveedor en cuanto lo tienes. Todo lo que siga sin código queda marcado, así que de un vistazo sabes si el viaje está listo para salir.
Los vuelos pueden buscarse y reservarse en vivo, o introducirse a mano si los reservaste en otro sitio. Consulta Integraciones.
Documentos y el dossier de la reserva
La pestaña Documents contiene los contratos firmados (consulta Contratos y firmas), lo que hayan subido los viajeros y los archivos que hayas añadido tú. Decides archivo por archivo si el cliente puede verlo o si es interno.
El dossier de la reserva es el resumen del viaje para el cliente —vuelos, hoteles, traslados, datos de recogida y requisitos de entrada— tomado de las reservas que confirmaste en lugar de reescrito. Los clientes lo abren desde un enlace privado; se imprime limpiamente a PDF. Una tarjeta de preparación te dice qué queda incompleto antes de enviarlo.
Cuando algo cambia
Las fechas se mueven, un viajero se cae, añades una noche. Cada cambio confirmado se registra como una modificación, de modo que la reserva siempre muestra qué cambió, cuándo y si el precio se movió con ello.
- Adjust total… (Ajustar total) aplica un recargo o descuento puntual.
- Los cambios que le cuestan más dinero al cliente están configurados para notificárselo por defecto; los que no, no. Puedes forzar cualquiera de las dos opciones y enviar más tarde una actualización pendiente con Send update.
- Los clientes ven los cambios confirmados y visibles en una pestaña Changes de su área de cuenta.
Mantener el contacto
La pestaña Messaging muestra la conversación de WhatsApp y email de esta reserva junto con las secuencias de mensajes que estén activas en ella; consulta WhatsApp y la bandeja de entrada. Notify customer y Resend confirmation están en el menú de acciones de la reserva cuando necesites enviar algo a mano.
La pestaña History registra quién cambió qué y cuándo.
Siguientes pasos
- Cobrar pagos — depósitos, saldos restantes y enlaces de pago.
- Contratos y firmas — deja el papeleo firmado.
- WhatsApp y la bandeja de entrada — mantén la conversación en la reserva.
¿Sigues atascado? Escríbenos.