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Contratos y firmas

Cada reserva puede llevar un contrato que tu cliente firma electrónicamente, archivado junto a la reserva y con su registro de auditoría. Las condiciones las escribes una vez en Settings → Legal (Ajustes → Legal); el contrato en sí se genera por reserva y vive en la pestaña Documents de la reserva.

Define tus condiciones una vez

Settings → Legal contiene cuatro documentos, cada uno escrito como texto plano con una pestaña por idioma.

  • Privacy policy, Terms of service y Cookie policy se publican como páginas de tu sitio.
  • Trip conditions (Condiciones del viaje) es el que importa aquí. Se adjunta a cada contrato que generas, así que es el documento que vincula. Mantenlo al día: un contrato firmado hoy usa el texto tal como está hoy.

En la misma página, Organizer signature (Firma del organizador) admite una imagen de tu firma, que se aplica a los contratos en nombre de tu agencia. Si no subes ninguna, se usa tu razón social. Tus datos registrales vienen de Settings → Contact & email; consulta Tu web y tu marca.

Antes de poder generar uno

El contrato se construye con datos reales de la reserva —el viaje, las fechas, el precio y las personas que viajan—, así que todos los viajeros tienen que estar antes en la reserva. Si falta alguien, se rechaza la generación del contrato hasta que lo añadas. Consulta Gestionar una reserva.

La propuesta firmada se adjunta al contrato como anexo, junto con cualquier cambio acordado desde entonces. También se adjunta el historial de modificaciones, lo que significa que el documento firmado refleja el viaje tal como se acordó realmente y no un borrador inicial.

Conseguir la firma

Tu cliente firma dentro del flujo de reserva en tu propio sitio: sin portal aparte, sin ninguna app que instalar.

  1. En el paso del contrato, el cliente pulsa Generate Contract.
  2. El contrato se abre para que lo lea y lo firme allí mismo.
  3. Completa la firma y confirma.
  4. Ve una confirmación con un botón Download Signed Contract y continúa al pago.

Algo que conviene saber: generar un contrato no envía ningún email. Es silencioso a propósito, para que decidas tú cuándo y cómo se entera el cliente. Envíale el enlace tú, o hazlo por WhatsApp o email desde la reserva; consulta WhatsApp y la bandeja de entrada.

Una vez firmado, todo ocurre a la vez: el PDF firmado y su registro de auditoría se archivan en la reserva, se envía una copia por email al cliente y tu equipo recibe aviso por email y dentro de la aplicación. Si el cliente lo rechaza, tu equipo también recibe aviso.

Seguir el avance de un contrato

La pestaña Documents de una reserva tiene una sección Contracts que lista cada contrato con un distintivo de color:

  • Draft — creado, todavía no está con el cliente.
  • Sent y Viewed — está con el cliente; "viewed" significa que lo ha abierto.
  • Started — ha empezado a firmar.
  • Signed — hecho. Aparece un botón de descarga del PDF firmado.
  • Declined — lo ha rechazado. Haz seguimiento directamente.

Los contratos firmados se guardan de forma privada. Se puede acceder a ellos desde tu panel de administración y desde el área de cuenta del propio cliente en tu sitio, nunca desde una dirección pública.

Cuando el viaje cambia después de la firma

Si algo cambia lo suficiente como para necesitar un contrato nuevo, usa Regenerate contract (re-sign) en el menú de acciones de la reserva. El nuevo contrato sustituye al anterior y el cliente vuelve a firmar; la versión previa se queda en la lista de contratos, marcada como sustituida, así que no se pierde nada.

Regenerar también es silencioso, y no se avisa al cliente. Un aviso rojo permanece en la reserva recordándote que hay un contrato regenerado esperando firma y que el cliente no lo sabe; desaparece cuando se firma el nuevo. No lo dejes ahí.

Los clientes ven su contrato firmado, las versiones anteriores y el anexo desde la pestaña Overview del viaje en su área de cuenta en tu sitio.

Siguientes pasos

¿Sigues atascado? Escríbenos.