Contractes i signatures — documentació de Taplany

Cada reserva pot portar un contracte que el teu client signa electrònicament, arxivat amb la reserva i amb un rastre d'auditoria. Les condicions les escrius un sol cop a Settings → Legal (Configuració → Legal); el contracte es genera per a cada reserva i viu a la pestanya Documents de la reserva.

Escriu les condicions un sol cop

Settings → Legal conté quatre documents, cadascun escrit com a text pla amb una pestanya per idioma.

Privacy policy (Política de privacitat), Terms of service (Condicions del servei) i Cookie policy (Política de galetes) es publiquen com a pàgines del teu web.
Trip conditions (Condicions del viatge) és el que importa aquí. S'annexa a cada contracte que generes, així que és el document que vincula. Mantén-lo al dia: un contracte signat avui fa servir el text tal com és avui.

A la mateixa pàgina, Organizer signature (Signatura de l'organitzador) accepta una imatge de la teva signatura, que s'aplica als contractes en nom de la teva agència. Si no en puges cap, s'hi fa servir la teva raó social registrada. Les teves dades registrades provenen de Settings → Contact & email (Configuració → Contacte i correu); consulta El teu web i la teva marca.

Abans de poder-ne generar un

El contracte es construeix amb dades reals de la reserva —el viatge, les dates, el preu i les persones que viatgen—, de manera que tots els viatgers han de ser a la reserva primer. Si en falta algun, la generació del contracte es rebutja fins que l'afegeixis. Consulta Gestionar una reserva.

La proposta signada s'adjunta al contracte com a annex, juntament amb qualsevol canvi acordat des d'aleshores. També s'hi adjunta l'historial de modificacions, cosa que fa que el document signat reflecteixi el viatge tal com s'ha acordat realment i no un esborrany inicial.

Fer-lo signar

El teu client signa dins del procés de reserva al teu propi web: sense cap portal a part ni cap aplicació per instal·lar.

Al pas del contracte, el client prem Generate Contract (Generar contracte).
El contracte s'obre perquè el llegeixi i el signi allà mateix.
Completa la signatura i confirma.
Veu una confirmació amb un botó Download Signed Contract (Descarregar el contracte signat) i continua cap al pagament.

Una cosa que has de saber: generar un contracte no envia cap correu a ningú. És silenciós expressament, perquè siguis tu qui decideixi quan i com se n'assabenta el client. Envia-li l'enllaç tu mateix, o per WhatsApp o correu des de la reserva; consulta WhatsApp i la safata d'entrada.

Un cop signat, tot passa de cop: el PDF signat i el seu registre d'auditoria s'arxiven a la reserva, se n'envia una còpia per correu al client i el teu equip rep una notificació per correu i dins de l'aplicació. Si el client el rebutja, el teu equip també en rep avís.

Seguir el progrés d'un contracte

La pestanya Documents d'una reserva té una secció Contracts (Contractes) que llista tots els contractes amb una etiqueta de color:

Draft (Esborrany) — creat, encara no és amb el client.
Sent (Enviat) i Viewed (Vist) — és amb el client; vist vol dir que l'ha obert.
Started (Iniciat) — ha començat a signar.
Signed (Signat) — fet. Apareix un botó de descàrrega del PDF signat.
Declined (Rebutjat) — l'ha refusat. Fes-ne el seguiment directament.

Els contractes signats es guarden de manera privada. S'hi pot accedir des del teu tauler d'administració i des de l'àrea de compte del client al teu web, mai des d'una adreça pública.

Quan el viatge canvia després de signar

Si alguna cosa canvia prou com per necessitar un contracte nou, fes servir Regenerate contract (re-sign) (Regenerar el contracte i tornar-lo a signar) al menú d'accions de la reserva. El contracte nou substitueix l'antic i el client torna a signar; la versió anterior es queda a la llista de contractes, marcada com a substituïda, de manera que no es perd res.

Regenerar-lo també és silenciós, i el client no n'és informat. Un bàner vermell es queda a la reserva recordant-te que hi ha un contracte regenerat esperant signatura i que el client no en sap res: desapareix quan es signa el nou. No el deixis allà.

Els clients veuen el seu contracte signat, les versions anteriors i l'annex des de l'Overview del viatge, a la seva àrea de compte del teu web.

Següents passos

Gestionar una reserva — viatgers, canvis i documents.
Cobrar pagaments — cobra el dipòsit un cop signat.
El teu web i la teva marca — els teus identificadors legals i el domicili social.