El teu equip i la facturació

Incorpora els teus companys, dona a cadascun el nivell d'accés adequat i gestiona la teva subscripció. La gestió de l'equip és a System → Users (Sistema → Usuaris); la subscripció, a System → Settings → Billing (Sistema → Configuració → Facturació).

Els quatre rols

Cada persona de la teva agència té un rol. De més a menys accés:

• Owner (propietari) — tot, incloent-hi la facturació, la propietat i el tancament de l'agència. Els propietaris són les úniques persones que poden gestionar la subscripció.
• Admin (administrador) — porta l'agència del dia a dia: la configuració, la configuració dels pagaments, les plantilles de missatge, i convidar i gestionar l'equip.
• Agent (agent) — el rol de treball. Gestiona sol·licituds, propostes, reserves, viatgers i missatges. No pot canviar la configuració de l'agència ni convidar persones.
• Viewer (lector) — només lectura. Útil per a un comptable o per a qualsevol que hagi de veure les xifres sense tocar-les.

La major part del teu equip haurien de ser agents. Mantén baix el nombre de propietaris.

Els rols també decideixen què apareix a la barra lateral, de manera que dues persones poden veure un tauler d'administració diferent. Si un company no troba una pàgina que li estàs descrivint, comprova-li primer el rol.

Convidar algú

1. Ves a System → Users i prem Invite teammate (Convidar un company).
2. Introdueix el seu Email (Correu) i tria un Role (Rol).
3. Prem Send invitation (Enviar invitació).

Rep un correu amb un enllaç. Si encara no té compte, se'n crea un: l'adreça de correu ja hi és i queda fixada a la que has convidat, de manera que la invitació no la pot fer servir ningú més. Un cop l'accepta, ja és a la teva agència i pot canviar d'agència des del selector d'organització si pertany a més d'una.

Les invitacions caduquen al cap de 14 dies. Les pendents es llisten amb qui les ha enviades i quan caduquen, amb dues accions:

• Resend (Reenviar) — torna a enviar el correu i reinicia el compte enrere. Fes-ho servir abans de donar per fet que una invitació està trencada; la majoria de vegades és a la carpeta de correu brossa.
• Revoke (Revocar) — la cancel·la. L'enllaç deixa de funcionar.

Si algú obre una invitació mentre té la sessió iniciada com a una altra persona, se l'atura i se li ofereix un botó Switch account (Canviar de compte) en lloc de deixar que s'incorpori amb la identitat equivocada.

Gestionar les persones

La pàgina Users llista tothom amb el seu rol, si ha verificat el correu, quan es va incorporar i quantes reserves ha gestionat. Filtra per rol o per estat quan la llista es faci llarga.

Pots canviar el rol d'algú en qualsevol moment. Quan un company marxa, suspèn-li l'accés en lloc d'esborrar-lo: el seu historial es manté vinculat a les reserves en què va treballar.

New user (Usuari nou) crea un compte directament, sense correu d'invitació. Fes-ho servir amb moderació; el flux d'invitació és millor perquè la persona es tria la seva pròpia contrasenya.

La teva prova gratuïta

La teva prova de 30 dies comença en el moment que crees l'agència. No cal introduir cap targeta per començar-la, i res no és una demostració: els viatges, les reserves i els pagaments que configuris durant la prova són els de debò i es queden amb tu.

Settings → Billing (Configuració → Facturació) mostra un Status (Estat) de Free trial (Prova gratuïta) mentre hi ets, i també Trial ends (Fi de la prova) amb la data i quants dies queden.

Subscripció i factures

El panell Subscription & billing (Subscripció i facturació) és on viu la subscripció. Manage billing (Gestionar la facturació) obre un portal de facturació segur on pots canviar de pla, actualitzar el mètode de pagament i descarregar les factures. L'estat també s'hi mostra: Free trial, Active (Activa), Past due (Impagada), etcètera.

La facturació està limitada als propietaris. Si necessites que una altra persona porti les factures, o la fas propietària o li descarregues les factures tu.

Per parlar del que necessita la teva agència, contacta'ns.

Tancar una agència

Settings → Danger (Configuració → Zona de perill) conté les accions destructives, incloent-hi el tancament de l'agència. Estan separades expressament de la resta i restringides als propietaris. Exporta tot el que vulguis conservar abans de fer-les servir.

Següents passos

• Primers passos — la visita guiada, per als companys que acabes de convidar.
• El teu web i la teva marca — la configuració de què tenen cura els administradors.
• Cobrar pagaments — no és el mateix que la teva subscripció.