Skip to content
Començar la prova gratuïta
Consulta la documentació

Gestionar una reserva

Una reserva és allò en què es converteix una proposta acceptada: el viatge que el teu client farà de debò, amb els seus viatgers, els seus documents, els seus diners i el seu historial en un sol lloc. Les trobaràs a Sales → Bookings (Vendes → Reserves).

La pantalla de la reserva

Obre una reserva i la capçalera manté tres coses a la vista siguis a la pestanya que siguis: el títol del viatge, la referència de la reserva i una fila d'etiquetes.

Dues d'aquestes etiquetes volen dir coses diferents i val la pena saber quina és quina:

  • Status (Estat) és on es troba la reserva comercialment: pendent, confirmada, cancel·lada, completada o no presentada.
  • Pipeline stage (Etapa del circuit) és on es troba operativament: pendent de dipòsit, per reservar, en espera, preparació, en viatge o valoració. És la columna on seu al teu tauler.

Al costat hi ha l'estat del pagament i una línia curta amb les dates, el nombre de viatgers i el que queda per pagar.

Sota la capçalera hi ha set pestanyes: Overview (Resum), Itinerary (Itinerari), Payments (Pagaments), Travelers (Viatgers), Messaging (Missatgeria), Documents i History (Historial).

Viatgers

Res més no es pot acabar fins que la llista de viatgers estigui completa: sense ella no es genera cap contracte.

A la pestanya Travelers, fes servir Add traveler (Afegir viatger) i omple el que demani el viatge: nom complet, data de naixement, nacionalitat, correu i telèfon, passaport o document d'identitat amb el país i la caducitat, adreça i un contacte d'emergència. Els clients poden introduir les seves pròpies dades durant la compra al teu web; a partir d'aquí, la llista la mantens tu. A la seva àrea de compte, els viatgers poden llegir les seves dades però no editar-les, i se'ls indica que es posin en contacte amb tu.

Deixar el viatge realment reservat

La pestanya Itinerary té dues meitats. A dalt hi ha l'itinerari del teu client exactament com el veu ell, amb un enllaç Preview as customer (Previsualitzar com a client). A sota hi ha Readiness & Reservations (Preparació i reserves): el teu tauler intern de tot el que encara s'ha de gestionar: hotels, trens, autobusos, ferris, trasllats, activitats, restaurants, guies, eSIM, assegurances, visats i vols.

Cada fila passa de pendent de fer, a pendent, a confirmada o cancel·lada, i guarda el codi de confirmació del proveïdor quan el tens. Tot el que encara no té codi queda marcat, així d'un cop d'ull saps si el viatge està a punt per viatjar.

Els vols es poden cercar i reservar en directe, o introduir a mà si els has reservat en un altre lloc. Consulta Integracions.

Documents i el dossier de viatge

La pestanya Documents conté els contractes signats (consulta Contractes i signatures), tot el que hagin pujat els viatgers i els fitxers que hi hagis afegit tu. Decideixes fitxer a fitxer si el client el pot veure o si es queda com a intern.

El dossier de viatge és el resum del viatge per al client: vols, hotels, trasllats, dades de recollida i requisits d'entrada, extrets de les reserves que has confirmat i no reescrits a mà. Els clients l'obren des d'un enllaç privat i s'imprimeix net en PDF. Una targeta de preparació t'indica què queda incomplet abans d'enviar-lo.

Quan alguna cosa canvia

Les dates es mouen, un viatger es dona de baixa, hi afegeixes una nit. Cada canvi confirmat es registra com una modificació, de manera que la reserva sempre mostra què ha canviat, quan i si el preu s'ha mogut amb el canvi.

  • Adjust total… (Ajustar el total…) aplica un recàrrec o un descompte puntual.
  • Els canvis que costen més diners al client estan configurats per notificar-l'hi per defecte; els que no, no. Pots canviar-ho en tots dos sentits i enviar més tard una actualització pendent amb Send update (Enviar actualització).
  • Els clients veuen els canvis confirmats i visibles en una pestanya Changes (Canvis) de la seva àrea de compte.

Mantenir el contacte

La pestanya Messaging mostra la conversa de WhatsApp i de correu d'aquesta reserva juntament amb les seqüències de missatges que hi estiguin actives; consulta WhatsApp i la safata d'entrada. Notify customer (Notificar el client) i Resend confirmation (Reenviar la confirmació) són al menú d'accions de la reserva quan necessites enviar alguna cosa a mà.

La pestanya History registra qui ha canviat què i quan.

Següents passos

Encara encallat? Escriu-nos.